Eine Wissensdatenbank hat eine Aufgabe, nämlich den Leuten dabei zu helfen, anderen Menschen ihr Wissen zur Verfügung zu stellen. Doch mit einer derartigen Datenbank sollte es jedem möglich sein, Ressourcen schnell zu finden. Die Datenbank sammelt Informationen aller Art. Sie hat auch die Funktion Wissen zu verknüpfen und zu verwerten. Neben dem Sammeln von Wissen muss die Datenbank auch in der Lage sein, das Wissen korrekt zu kommentieren. Sie sollte weiter dafür sorgen, dass Informationen selektiv dargestellt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass es zur Vermeidung von nicht erwünschten Streuinformationen kommt.
Die Wissensdatenbank muss die gesammelten Informationen möglichst exakt darstellen. Dies sollte auf einer stringenten und selbsterklärenden Weise durchgeführt werden. Werden Wissensdatenbanken veröffentlicht, so ist dies eine Vorgehensweise, die sich mit dem Erhalten, Erschaffen und Integrieren von Wissen beschäftigt. Somit wird die Umsetzung durch Programme und Techniken auf den verschiedensten Bereichen realisiert. Das Veröffentlichen von Wissensdatenbanken dient auch dem funktionalen Einsatz der Wissensdatenbank.
Bei den Wissensdatenbanken sind die Beschaffung und die Verifizierung von Wissen Vorrausetzung. Auch die Organisation und die Präsentation der Informationen sind ausschlaggebend. Der Bearbeiter von Wissensdatenbanken beginnt mit den Benutzern und deren Aufgaben. Nicht aber steht der Inhalt einer Datenbank im Vordergrund. Denn es besteht herbei die Absicht, ein fundiertes Verständnis der Benutzeraufgaben im Unternehmenskontext weitgehend einzufangen.
Auf diese Weise ist ein effizienter Umgang mit Prozessen der Datenveröffentlichung unbedingt notwendig. Je nach Komplexität und Umfang wird eine Datenbank durch einen oder mehrere Bearbeiter gepflegt. In den meisten Fällen wird dem einzelnen ein Aufgabengebiet mit verschiedenen Rollen zugewiesen. Dennoch kann man hierbei von einer kompletten Rollentrennung nicht sprechen. Es spielt vielmehr die jeweilige Implementierung je nach dem System und dem Einsatzzweck eine Rolle. In einer Welt, wo Wissen mehr wert ist als jedes Edelmetall, ist man auf dem richtigen Weg, Wissen und Informationen zu sammeln und den Menschen bei Bedarf zukommen zu lassen.
